Cómo hacer que los medios publiquen tu nota de prensa

El marketing de contenidos está experimentando una revolución total en los últimos años con el avance de la tecnología y la proliferación de nuevos métodos que cada vez tienen más adeptos. No obstante, algunas de las estrategias más tradicionales siguen funcionando para muchas empresas y es importante no descuidarlas.

Las notas de prensa, también llamadas comunicados de prensa, son una de las formas más efectivas de aumentar la visibilidad de nuestra empresa y llegar a un público masivo, dentro del que puede haber numerosos clientes potenciales.

El principal inconveniente de este tipo de marketing de contenidos es la dificultad para captar la atención de los medios de comunicación, dado el alto número de empresas que envían sus propios comunicados. Por ello, es imprescindible aprender a escribir buenas notas de prensa que no acaben en la papelera de reciclaje del correo electrónico.

¿Por qué debería tu empresa enviar notas de prensa?

Los medios de comunicación son uno de los canales actuales que garantizan mayor alcance. Además de la evidente visibilidad que proporciona que un medio publique información acerca de nuestra empresa, también nos ayuda a construir nuestra reputación y consolidar nuestra imagen de marca.

Asimismo, si el medio que nos publica considera relevante incluir un enlace hacia nuestra web, esto beneficiará enormemente nuestro SEO, ya que las webs de medios de comunicación de cierta importancia suelen tener una alta autoridad en Google.

Aunque conseguir captar la atención de estos poderosos agentes es una tarea complicada, la proliferación de nuevos medios digitales facilita las cosas. Mientras que antes los periódicos impresos tenían un espacio concreto en el que podían dar un determinado número de informaciones, los medios online no están limitados por el espacio. Aunque nuestra nota de prensa no aparezca en su portada, tal vez la cuelguen en su sección de Economía o Sociedad si les resulta interesante.

Sin embargo, debemos tener en cuenta que los periodistas suelen tener mucho trabajo y no van a detenerse en elaborar una información sobre nuestra empresa si no les facilitamos las cosas. Como veremos a continuación, lo más importante a la hora de escribir la nota de prensa es hacerla lo más publicable posible, sin que el redactor tenga que perder el tiempo en modificar el texto o buscar información adicional.

¿Cuándo deberías enviar una nota de prensa?

Ahora bien, ¿hay que enviar notas de prensa ante cualquier novedad? La respuesta es no. Si bombardeamos a los medios de comunicación con un comunicado de prensa al día, lo más probable es que acaben por ignorarnos.

Nuestro trabajo es ser selectivos con la información que enviamos y aprovechar este recurso únicamente cuando consideremos que podemos ofrecer un hecho noticioso que vaya a tener interés para los medios y para el gran público. Es imprescindible que la historia que contemos tenga un enfoque periodístico, es decir, debe estar centrada en la actualidad para que sea publicable en una web de noticias.

Las informaciones relacionadas con empresas que más se leen en los periódicos digitales son, indudablemente, las ofertas de empleo, aunque con algunos matices. Si ofrecemos dos nuevos puestos de trabajo, un periódico no es lugar para anunciarlo; no obstante, si vamos a llevar a cabo una oferta importante, los medios querrán hacerse eco. Esto mejorará nuestra reputación, aumentará la visibilidad de nuestro negocio y atraerá el interés de los lectores.

Otras novedades interesantes que pueden ser noticiosas son la celebración o el patrocinio de eventos, la participación en campañas solidariasestudios o investigaciones relevantes que hayamos realizado. Las empresas más importantes también pueden enviar información sobre el relevo de altos cargos, informes de resultados, novedades estratégicas, compraventas, etc.

Además, los comunicados de prensa también son un buen remedio para casos de crisis de reputación. Por ejemplo, cuando los trabajadores de una empresa organizan una huelga o protesta que alcanza interés mediático, el departamento de comunicación de dicha empresa debe enviar un comunicado a los medios para informar de su punto de vista y tratar de paliar los efectos negativos.

Por último, podemos intentar anunciar el lanzamiento de nuevos productos y/o periodos de ofertas en nuestro negocio, pero normalmente los medios de comunicación lo considerarán contenido comercial y nos ofrecerán publicar una noticia patrocinada, es decir, pagando por ella.

Consejos para escribir la nota de prensa perfecta

La importancia del titular

El titular es la parte más importante de la nota de prensa, ya que dependerá de él si el periodista sigue leyendo o no. Al principio puede resultar complicado pensar buenos titulares, pero hay algunas claves que nos ayudarán a crear títulos atractivos.

En primer lugar, el titular debe ser llamativo, tiene que captar la atención del periodista y de los lectores. Para asegurarnos de que el titular destaca sobre el resto del texto, debemos escribirlo en un tamaño más grande y resaltarlo en negrita. Una buena forma de captar la atención es utilizar datos que aporten veracidad y fuerza a nuestra información.

Además, el titular tiene que ser breve, nunca debe superar los 100 caracteres. Si es demasiado largo, el periodista lo acortará a su gusto y puede eliminar información que nosotros consideramos importante, por lo que es preferible que nos centremos en un concepto a resaltar y contemos el resto en el cuerpo de la noticia.

El titular también ha de ser informativo. La creatividad está bien, pero no debemos hacer demasiada literatura. Nuestro objetivo es transmitir una información de la manera más clara posible, pensando en los lectores y también en el SEO. Tenemos que tratar de incluir en el titular las palabras clave para las que nos interesa posicionarnos. Es posible que el periodista decida transformar nuestro titular para hacerlo más literario, pero los medios digitales se decantan cada vez más por los titulares informativos, ya que ellos también trabajan en su propio posicionamiento en los buscadores.

Por último, debemos utilizar la voz activa, que tiene mucha más fuerza que la pasiva y ayuda a construir frases más comprensibles. Recuerda que la estructura sujeto+verbo+predicado (S+V+P) es una de las bases para construir titulares. Además, el verbo principal debe ir en presente, salvo en contadas y justificadas excepciones, aunque la acción se haya realizado en el pasado o vaya a realizarse en el futuro.

Pongamos un ejemplo que resuma todas estas pautas para elaborar un buen titular. Imaginemos que somos un supermercado llamado SuperMarket que ha llevado a cabo una campaña de recogida de alimentos durante el mes de diciembre que irán destinados a diversas ONGs de ayuda. La campaña se ha realizado en Barcelona, se han recogido 2.127 kilos de productos y han participado 20 voluntarios.

La recogida de alimentos es ya de por sí un hecho llamativo, que reforzaremos incluyendo en el titular la cantidad de comida recogida, siempre redondeando el dato para hacerlo más amigable. No podemos incluir todos los datos en el titular, puesto que debe ser breve, así que añadiremos la ciudad en la que hemos realizado la campaña y quiénes se beneficiarán de la misma, dejando el resto de datos para la entradilla. Usaremos además una estructura sencilla de S+V+P con el verbo principal en presente y en voz activa. De este modo, nuestro titular podría ser el siguiente:

“SuperMarket recoge 2.000 kilos de alimentos en Barcelona que se destinarán a entidades sociales”.

Una buena estructura

Los periodistas escriben sus noticias siguiendo el modelo de la pirámide invertida, de modo que nosotros también seguiremos esta estructura. Consiste en incluir la información más importante al principio del texto, dejando lo menos relevante para los últimos párrafos.

De manera opcional, después del titular podemos incluir uno o dos subtítulos en los que resaltar información que también sea importante pero no hayamos colocado en el título principal. La mayoría de los medios incluyen subtítulos en sus noticias, por lo que es preferible que nosotros les demos nuestras opciones. En este caso, el subtítulo podría ser:

“20 voluntarios han participado en la campaña, que se ha realizado durante el mes de diciembre”.

El primer párrafo, conocido como entradilla, debe contener los puntos clave de nuestro texto, lo que en periodismo se conoce como las 5W: what (qué), who (quién), where (dónde), when (cuándo), why (por qué). En nuestro ejemplo, Supermarket (quién) ha realizado una campaña de recogida de alimentos (qué) en Barcelona (dónde) durante el mes de diciembre (cuándo) para apoyar a los colectivos desfavorecidos (por qué). De este modo, nuestra entradilla podría quedar así:

“La cadena de supermercados Supermarket ha llevado a cabo durante el mes de diciembre una campaña de recogida de alimentos en Barcelona, con la que ha conseguido reunir un total de 2.127 kilos de productos que se destinarán a entidades sociales. La iniciativa, que se enmarca dentro del plan de ayuda a colectivos desfavorecidos de la empresa, ha contado con la colaboración de 20 voluntarios.”

A continuación, desarrollaremos el cuerpo del texto, en el que contaremos el resto de la historia, colocándola dentro de un contexto y desarrollando más cada uno de sus aspectos. Es conveniente incluir declaraciones de interés para enriquecer la información. En este caso, podríamos añadir una cita del responsable de la cadena y otra de uno de los voluntarios de la campaña. En los últimos párrafos podemos informar a los lectores de otras campañas que vaya a realizar nuestra empresa, invitándoles a sumarse.

Por último, podemos añadir al final de la nota de prensa un párrafo con información corporativa sobre nuestra empresa: quiénes somos, dónde estamos, cuántos empleados tenemos, cuál es nuestra historia, etc. No obstante, es importante tener en cuenta que este párrafo corporativo no suele publicarse, sino que sirve para que el periodista contextualice la información. Por ello, conviene separarlo del texto principal e incluso escribirlo en otra tipografía o en cursiva.

Extensión adecuada

La nota de prensa no debe ser muy larga, pero tampoco muy corta. La extensión adecuada es entre una y dos páginas. Si resulta demasiado larga, pueden ocurrir dos cosas: o bien los periodistas no se molestarán en leerla, por la mencionada falta de tiempo, o bien la recortarán a su gusto eliminando información que puede ser importante para nosotros. Por el contrario, si es demasiado corta no cumplirá los estándares para ser publicada.

Incluye fotografías

Uno de los principales errores que cometen las empresas al enviar sus notas de prensa es no incluir imágenes con las que ilustrar la noticia. En los medios digitales, la mayoría de informaciones que se cuelgan en las portadas y se comparten en redes van acompañadas de una fotografía.

Si no enviamos una o varias imágenes, obligamos al periodista a buscar en su archivo una fotografía que encaje con nuestra nota, lo que supone más trabajo para él y menos probabilidades de que publiquen nuestro comunicado.

Es importante enviar las imágenes en alta resolución y adjuntas en el correo, en formato jpg. Pegar las imágenes al final de un documento word o pdf no es una buena opción, ya que es más difícil descargarlas como documento independiente.

Formato word

Este aspecto puede parecer intrascendente, pero no lo es. Debemos enviar los comunicados de prensa en formato word y no en pdf, aunque este último nos resulte más limpio y profesional. El motivo vuelve a ser una cuestión práctica: es mucho más sencillo copiar el texto desde un word que desde un pdf. Además, el word permite editar el texto e introducir los cambios deseados en el propio documento.

Enfoque periodístico

Como ya hemos comentado, la clave es intentar que nuestra nota de prensa tenga interés informativo, así que debemos ofrecer un hecho noticioso a los periodistas. En nuestro ejemplo, la campaña de recogida de alimentos es un evento con mucho gancho que hemos convertido en noticia. Al tiempo en que resulta noticioso para la prensa y los lectores, nos ayuda a mejorar nuestra imagen y reputación.

Evita el lenguaje publicitario

En relación con el punto anterior, uno de los principales errores que cometen las empresas al enviar notas de prensa es utilizar un lenguaje demasiado comercial. Un periodista no va a publicar un comunicado que hable de la “mejor empresa”. Recuerda que un medio de comunicación debe mostrarse objetivo y no da buena imagen a sus lectores ensalzando a una u otra entidad.

Si en nuestro ejemplo nos perdemos en largos párrafos hablando de lo solidaria que es SuperMarket al llevar a cabo una campaña de recogida de alimentos, hablamos largamente sobre nuestros valores y metas y nos centramos en vender nuestra marca, nuestra nota de prensa no se publicará.

Debemos ofrecer una buena imagen de manera sutil y siempre a través de la noticia, que será el centro de nuestra nota de prensa. No ensalces tus productos ni tu marca, deja que tus acciones hablen por ti.

No utilices la primera persona

Este es posiblemente el peor error que se puede cometer al enviar una nota de prensa, así que jamás utilices la primera persona en tus comunicados. Las noticias que aparecen en los medios de comunicación están escritas en tercera persona, de manera impersonal. Dado que nuestro objetivo es que el comunicado se asemeje lo máximo posible a una noticia, hemos de utilizar siempre la tercera persona.

Si cometemos el error de hablar en primera o segunda persona, obligaremos al periodista a rehacer toda la nota de prensa, con el más que probable resultado que ya adivinareis: no publicará nuestro comunicado.

Datos de contacto

Pese a la falta de tiempo en las redacciones de los medios de comunicación, siempre hay noticias que resultan más interesantes a los periodistas. Si tenemos la suerte de que nuestra nota de prensa es una de ellas, el redactor querrá ponerse en contacto con nosotros para ampliar la información y conseguir datos que no tengan el resto de medios.

Por eso, es conveniente incluir tanto en el correo electrónico como al final del documento de word los datos de contacto de la persona que podría ampliar la información enviada.

Envíala a la persona adecuada

A la hora de conseguir que hagan caso a nuestra nota de prensa, tendremos más éxito si la enviamos a una sección o periodista concreto que al correo genérico del medio de comunicación. Por ello, debemos conocer a los periodistas que cubren la información de nuestro sector y pedirles sus correos electrónicos para contactar directamente con ellos.

En el caso de SuperMarket, nuestra noticia tendría cabida en la sección de Economía -donde se recoge la mayor parte de información sobre empresas- y también en Sociedad, -por el carácter social de nuestra iniciativa- e incluso en la sección local si es un medio de Barcelona, puesto que la campaña se ha realizado en esa localidad. Así pues, enviaremos nuestra nota a los correos de esas tres secciones, así como a los jefes de sección de cada una de ellas.

Elige bien el horario

Normalmente, las redacciones organizan sus temas por las mañanas, por lo que siempre es preferible enviar las notas antes de la hora de comer. En las redacciones digitales, el ajetreo comienza a partir de las 12 o las 13 horas, aproximadamente, cuando los periodistas regresan de las ruedas de prensa y comienzan a escribir sus textos. Por eso, es conveniente que enviemos nuestros comunicados de prensa entre las 9 y las 12 de la mañana, cuando tenemos más posibilidades de que nos lean con más calma.

Además, si queremos informar sobre un evento que va a realizarse en el futuro, es preferible que enviemos la nota de prensa con cierta anticipación y no la dejemos para el día de antes. Por ejemplo, si SuperMarket hubiera querido anunciar su recogida de alimentos que comenzaba en diciembre, debería haber enviado la nota a mediados de noviembre. Después, dos o tres días antes del inicio de la campaña, habría que repetir el envío para recordárselo a los periodistas y a los lectores.

Piensa en el SEO

Por último, tenemos que recordar que el SEO es nuestro mejor aliado. Sería deseable que si un lector busca “campaña de recogida de alimentos en Barcelona”, la noticia de SuperMarket aparezca en una de las primeras posiciones, favoreciendo así la visibilidad de la empresa.

Por ello, debemos escribir nuestro texto pensando también en los motores de búsqueda, incluyendo palabras clave tanto en el titular como en el cuerpo. Para ello, puede ser una buena idea contar con un redactor de contenidos SEO que optimice nuestro texto para Google. También podemos incluir un enlace a nuestro sitio web en el texto para intentar que los periodistas lo enlacen desde la web de su medio de comunicación, si bien este tipo de linkbuilding suele ser de pago.